So gelingt der Auftritt auf der Messe

Messen zählen zu den teuersten, aber gleichzeitig auch effektivsten Marketingmitteln. Denn Aussteller steigern so nicht nur ihren Bekanntheitsgrad und können neue Kunden gewinnen, sondern treffen auch Stammkunden und arbeiten an der Imagepflege. Neben einer zielgerichteten Vorbereitung und einem durchgeplanten Ablauf steht und fällt der Erfolg mit dem Messestand.

Jede Messe braucht ein Ziel

Die Planung einer Messe wird oft unterschätzt. Viele Unternehmen sind der Meinung, dass ein paar Kugelschreiber ausreichen, um Bestandskunden bei Laune zu halten und Neukunden anzusprechen. Umfragen zufolge bereiten nur zehn Prozent aller Unternehmen ihren Messeauftritt professionell vor. Alle anderen vertrauen darauf, dass es schon irgendwie gelingen wird. Wenn die Messe in zwei Monaten stattfindet und noch niemand einen Finger für die Planung gerührt hat, wäre es sinnvoll, die Veranstaltung abzusagen, um sich Peinlichkeiten zu ersparen. Vielleicht war es ohnehin die falsche Messe. Gerade Neulinge tappen in die Falle, überall präsent sein zu wollen. Daher gilt es, genau zu prüfen, auf welchen regionalen, bundesweiten oder internationalen Messen eine Teilnahme sinnvoll ist. Bei der Vorbereitung müssen auch die finanziellen und personellen Ressourcen berücksichtigt werden. Daneben benötigt eine erfolgreiche Messe stets ein Ziel. Denn die Planung hängt entscheidend davon ab, ob das Unternehmen lediglich sein Image pflegen und neue Kontakte knüpfen möchte oder ein Produkt präsentieren will. Ein konkretes Ziel macht im Anschluss den Erfolg messbar. Die Zahlen mit den Zielen abzugleichen ist nach der Messe die beste Manöverkritik. 

An die Kleinigkeiten denken

Damit der Messeauftritt wie aus einem Guß gelingt, muss rechtzeitig das Team stehen. Treffen sollten in einem festen Turnus stattfinden und neben den Verantwortlichen aus Marketing und Vertrieb auch Vertreter anderer Abteilungen einbeziehen, um frische Ideen zu erhalten. Wenn die zündende Idee nicht gleich kommt, kann es der Inspiration förderlich sein, die Messestände der Konkurrenz einer Analyse zu unterziehen. Das hilft nicht nur, Fehler zu vermeiden, sondern auch dabei, das eigene Produkt oder die entsprechende Dienstleistung anders als die anderen in Szene zu setzen. Damit kein Chaos entsteht, sollten die Kompetenzen jedoch von Beginn an festgelegt werden. Vergessen werden dürfen auch nicht die ganzen Kleinigkeiten. Es wäre zu ärgerlich, wenn am Messestand nachher das Licht fehlt, keine Parkberechtigung da ist oder die Stammkunden ohne Eintrittskarte dastehen. Die entsprechende Veranstaltungstechnik, ganze Messestände oder Pinnwände lassen sich bei einem Fachhändler mieten, wenn die nötigen finanziellen Mittel fehlen oder die Zeit knapp wird.

Die Zielgruppe auswählen

Wenn der Messestand rund um ein neues Produkt geplant werden soll, gibt es einige Fragen, die sich das Organisationsteam stellen sollte:

• Wer interessiert sich für das Produkt?
• Welcher Kundentyp wird am Messstand benötigt?
• Sollen Anwender, Einkäufer oder Geschäftsführer angesprochen werden?
• Was bringt dem Kunden der Besuch des Messestandes?

Ideal auf der Messe ist ein ausgewogenes Verhältnis von Neu- und Bestandskunden. Zu viele Stammkunden blockieren schnell den Betrieb am Stand, was neue Geschäftspartner abschrecken könnte. 

Messestand muss faszinieren

Dem Messestand kommt ohnehin die Hauptrolle zu. Denn in Zeiten der Überinformation und detailverliebten Technologien muss der es schaffen, herauszustechen und zu faszinieren. Damit der Stand geplant werden kann, hilft eine Rückfrage beim Veranstalter. Denn meist sind Vorschriften zu beachten bezüglich Größe und verwendeter Materialien. Eventuell lohnt die Investition in einen mobilen Messestand. Zwar ist es nicht möglich, der Diener zweier Herren zu sein, doch sollte ein Messestand sowohl ruhige Elemente beinhalten als auch Raum für Spiele, Wettbewerbe und Erlebnisse schaffen. Unter Umständen kann ein Film gezeigt werden oder eine Verlosung lockt Publikum an. Besucher sollen ausdrücklich das Produkt oder charakteristische Bauteile ausprobieren dürfen. Über Erlebniskomponenten kommen Besucher und Unternehmen leicht ins Gespräch. Der Messestand sollte daher einen Bereich umfassen, in dem eine ungestörte Unterhaltung möglich ist. Ideal ist, wenn dazu Kaffee und Snacks aus der in den Stand integrierten Miniküche gereicht werden. Wer so viel Energie in die Planung des Messeauftritts steckt, sollte diesen auch ordentlich über Newsletter und soziale Medien kommunizieren.

Nach der Messe ist vor der Messe

Eine Messe sollte immer als ein Prozess betrachtet werden, der nicht nur die reinen Messetage umfasst. Denn mit Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitungen kann durchaus ein komplettes Jahr vergehen. Unternehmen sollten nicht versuchen, diesen Aufwand aus Kostengründen zu reduzieren oder die Vor- und Nachbereitung der Messe von Mitarbeitern quasi nebenbei erledigen zu lassen. Denn nach der Messe ist vor der Messe.